Wycieczkę szkolną organizuje się w siedmiu krokach: cel i budżet, kierunek i biuro, dokumenty, opiekunowie, pieniądze, przygotowanie uczniów i rodziców, a na końcu rozliczenie. Na wyjazd w maju lub czerwcu najlepiej zacząć jesienią. Formalnie najważniejsze są dwie rzeczy: karta wycieczki zatwierdzona przez dyrektora i pisemne zgody rodziców.
W skrócie
- Zacznij 4–7 miesięcy przed wyjazdem, przy wyjeździe samolotem bliżej 7.
- Kierownikiem jest nauczyciel, kartę wycieczki zatwierdza dyrektor, rodzice podpisują zgody.
- Za granicą dochodzi zawiadomienie organu prowadzącego i kuratorium oraz ubezpieczenie NNW i kosztów leczenia.
- Biuro podróży przejmuje rezerwacje, program, transport i ubezpieczenie. Opieka nad uczniami zostaje przy szkole.
- Na końcu tekstu: lista kontrolna kierownika do odhaczania.
W tym tekście
Oś czasu: od pomysłu do powrotu
Przykład dla wyjazdu w maju. Przy wyjeździe samolotem wszystkie etapy przesuń o miesiąc wcześniej.
| Kiedy | Co robisz | Kto |
|---|---|---|
| październik–listopad | cel, klasa, wstępny budżet, rozmowa z dyrektorem | wychowawca, dyrektor |
| listopad–grudzień | wybór kierunku, zapytanie do biura, rezerwacja | kierownik, biuro |
| grudzień–styczeń | zebranie z rodzicami, zgody, zaliczka | kierownik, rodzice |
| luty–marzec | umowa z biurem, lista uczniów, wyznaczenie opiekunów | dyrektor, kierownik |
| kwiecień | karta wycieczki, regulamin, dokumenty uczniów | kierownik, dyrektor |
| 2 tygodnie przed | dopłata, lista rzeczy, informacja o zbiórce | kierownik, rodzice |
| wyjazd | opieka, kontakt z rodzicami, kontakt z pilotem | kierownik, opiekunowie |
| do 2 tygodni po | rozliczenie, podziękowanie, relacja | kierownik |
Dokładne terminy rezerwacji różnych wyjazdów opisujemy w tekście kiedy zarezerwować wycieczkę szkolną.
Krok 1: cel, klasa i budżet
Zanim zaczniesz szukać kierunku, odpowiedz sobie na cztery pytania. Od nich zależy wszystko dalej.
- Po co jedziemy? Integracja na koniec roku, lekcja historii w terenie, pierwszy wyjazd za granicę. Cel wpiszesz potem do karty wycieczki, a rozporządzenie wymaga, żeby program pasował do wieku i możliwości uczniów.
- Kto jedzie? Jedna klasa czy dwie, ilu uczniów mniej więcej, czy są uczniowie z niepełnosprawnością albo na specjalnej diecie.
- Na ile dni? Jeden dzień bez noclegu albo dwa z jednym noclegiem to niższa cena. Trzy–pięć dni daje więcej, ale wymaga dłuższych przygotowań.
- Ile rodzice mogą zapłacić? Najlepiej zapytać wprost na pierwszym zebraniu. Dla orientacji: u nas jeden dzień w Białowieży kosztuje od 240 zł, 2 dni w Krakowie z Energylandią od 740 zł, 3 dni w Tatrach od 1040 zł, a 4 dni w Rzymie z przelotem od 3290 zł + 60 EUR (kwotę w euro płaci się na miejscu).
Z tymi odpowiedziami idź do dyrektora. Formalną zgodę da on dopiero, zatwierdzając kartę wycieczki, ale wstępna akceptacja pomysłu oszczędzi Ci pracy nad wyjazdem, który się nie odbędzie.
Więcej o kosztach: ile kosztuje wycieczka szkolna.
Krok 2: kierunek i biuro podróży
Kierunek wybierz pod cel i wiek klasy, nie pod to, co jest modne. Młodsze klasy lepiej znoszą krótkie przejazdy i program z ruchem, starsze doceniają większe miasta i wyjazdy samolotem. Pomysły z cenami i dopasowaniem do klasy zebraliśmy w tekście pomysły na wycieczkę szkolną.
Szkoła może zorganizować wycieczkę sama albo z biurem podróży. Z biurem kierownik dostaje gotowy program, rezerwacje, transport, ubezpieczenie i pilota, ale nadal odpowiada za opiekę nad uczniami.
Zanim podpiszesz umowę, sprawdź biuro:
- Wpis do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych (Turio: wpis nr 02/10 w rejestrze województwa podlaskiego).
- Aktualny certyfikat gwarancji ubezpieczeniowej biura.
- Co dokładnie jest w cenie: noclegi, posiłki, bilety wstępu, przewodnicy, ubezpieczenie. I co trzeba dopłacić na miejscu, na przykład w euro.
- Ilu opiekunów przewiduje oferta.
- Warunki rezygnacji i zmiany liczby uczestników.
Krok 3: dokumenty
Podstawą jest rozporządzenie MEN z 25 maja 2018 r. o krajoznawstwie i turystyce w szkołach. Na każdą wycieczkę, także jednodniową, potrzebne są:
- karta wycieczki z programem, którą przygotowuje kierownik, a zatwierdza dyrektor,
- lista uczniów z telefonami rodziców, podpisana przez dyrektora,
- pisemna zgoda rodziców każdego niepełnoletniego ucznia,
- regulamin wycieczki, z którym zapoznają się uczniowie i rodzice.
Przy wycieczce za granicę dochodzą:
- zawiadomienie organu prowadzącego szkołę i kuratorium, które wysyła dyrektor,
- ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia,
- ważne dowody osobiste lub paszporty uczniów.
Rozporządzenie nie wyznacza terminów w dniach. Sprawdź regulamin wycieczek swojej szkoły, bo to on mówi, ile dni przed wyjazdem karta ma trafić do dyrektora. Pełne omówienie przepisów znajdziesz w tekście przepisy o wycieczkach szkolnych.
Krok 4: kierownik i opiekunowie
Kierownika i opiekunów wyznacza dyrektor. Kierownikiem musi być pracownik pedagogiczny szkoły, opiekunem może zostać też inna osoba, na przykład rodzic.
Przepisy nie podają liczby opiekunów. Decyduje dyrektor, biorąc pod uwagę wiek uczniów, ich potrzeby i trasę. W większości naszych wyjazdów autokarowych na sezon 2026/2027 przyjmujemy 2 opiekunów dla 25–29 uczniów i 3 dla 30–45 uczniów. Przy wyjazdach samolotem liczba opiekunów zależy od oferty, np. Rzym jest liczony dla grupy min. 40 uczniów + 4 opiekunów, a Wenecja i Burano dla grupy 30 uczniów + 3 opiekunów. Dokładną liczbę podaje każda oferta.
Podział ról ustal przed wyjazdem, nie w autokarze:
- kto ma listę uczniów z telefonami rodziców i kopie zgód,
- kto odpowiada za leki i ucznia z dietą,
- który opiekun ma który pokój i którą grupę przy zwiedzaniu,
- kto kontaktuje się z rodzicami, a kto z pilotem.
Przy wyjeździe za granicę kierownik albo przynajmniej jeden opiekun musi znać język obcy na tyle, żeby porozumieć się na miejscu.
Krok 5: pieniądze
Kierownik dysponuje pieniędzmi wycieczki i rozlicza je po powrocie. Dlatego warto od początku ustalić trzy rzeczy.
Jak rodzice płacą. Najbezpieczniej przelewem bezpośrednio na konto biura albo przez konto rady rodziców, nie gotówką do rąk nauczyciela ani na jego prywatne konto. Każda wpłata ma wtedy ślad, a rozliczenie jest proste. W Turio płatność można rozłożyć na 2 raty.
Kiedy płatne. Zaliczka przy rezerwacji, reszta zwykle kilka tygodni przed wyjazdem. Przy wyjazdach samolotem zaliczka jest wyższa, bo biuro kupuje bilety dla całej grupy.
Skąd dopłata. Rada rodziców może dofinansować wyjazd ze składek, a szkoła może przyjąć darowiznę od firmy lub samorządu. Rządowe programy dopłat do wycieczek („Poznaj Polskę”, „Podróże z klasą”) miały w ostatnich latach przerwy w naborach. Aktualny stan sprawdź na stronie MEN przed planowaniem budżetu.
Od razu omów z rodzicami, co się dzieje z wpłatą, gdy uczeń zrezygnuje. Zasady wynikają z umowy z biurem i warto je mieć na piśmie przed zebraniem zaliczek.
Krok 6: rodzice i uczniowie
Jedno dobrze przygotowane zebranie z rodzicami oszczędza dziesiątki wiadomości później. Przynieś na nie:
- program wyjazdu z godzinami wyjazdu i powrotu,
- cenę z tym, co obejmuje, i z kwotą do dopłaty na miejscu,
- terminy wpłat i zasady rezygnacji,
- zgodę do podpisania od razu,
- ankietę o zdrowiu, lekach i dietach,
- osobną zgodę na publikację zdjęć z wyjazdu.
Z uczniami omów regulamin i plan dnia. Dobrze działa krótka lekcja przed wyjazdem: co zobaczymy i dlaczego, z jednym zadaniem do wykonania na miejscu. Wycieczka przestaje być wtedy tylko przejazdem z punktu do punktu.
Na dwa tygodnie przed wyjazdem wyślij rodzicom listę rzeczy do spakowania, godzinę i miejsce zbiórki oraz telefon do kierownika. Przy wyjeździe samolotem dochodzą zasady bagażu podręcznego.
Krok 7: w trasie i po powrocie
W trasie kierownik i opiekunowie odpowiadają za uczniów, a pilot za to, żeby program szedł zgodnie z planem: przejazdy, hotele, przewodnicy, bilety. Przydają się trzy proste nawyki:
- liczenie uczniów przy każdym wsiadaniu i wysiadaniu,
- stałe godziny i miejsca zbiórek, powtarzane na głos,
- jedna wiadomość dziennie do rodziców zamiast odpisywania na pytania przez cały dzień.
Po powrocie kierownik rozlicza wycieczkę. Zbierz fakturę lub potwierdzenie wpłat do biura, rozliczenie pieniędzy wydanych na miejscu i ewentualne zwroty dla rodziców.
Na koniec dwie rzeczy, które zajmują 10 minut, a zostają na długo: krótka relacja ze zdjęciami na stronie szkoły i podziękowanie dla rodziców.
Co robi szkoła, a co biuro?
| Zadanie | Szkoła | Biuro podróży |
|---|---|---|
| Cel, klasa, wstępna zgoda dyrektora | ✓ | |
| Propozycja kierunku i programu | wybiera | przygotowuje |
| Rezerwacja transportu, hoteli, biletów lotniczych | ✓ | |
| Bilety wstępu, przewodnicy, pilot | ✓ | |
| Ubezpieczenie NNW (za granicą także koszty leczenia i bagaż) | ✓ | |
| Program, adresy hoteli i godziny przejazdów do karty wycieczki | wpisuje do karty | dostarcza gotowe |
| Karta wycieczki, lista uczniów, zatwierdzenie | ✓ | |
| Zgody rodziców, regulamin, zebranie | ✓ | |
| Zawiadomienie organu prowadzącego i kuratorium (za granicą) | ✓ | |
| Dane do odprawy lotniczej | zbiera od rodziców | wprowadza i pilnuje terminów |
| Opieka nad uczniami | ✓ | |
| Rozliczenie wycieczki | ✓ | dokumenty wpłat |
Najczęstsze potknięcia
Za późna rezerwacja. Hotel dla 45 osób w czerwcu albo bilety lotnicze dla całej klasy w maju trzeba rezerwować zimą. Wiosną zostają terminy, które nikomu nie pasowały.
Cena bez dopłat. Rodzice słyszą samą kwotę w złotych, a na miejscu dochodzą euro na bilety i przewodników. Przy Włoszech Północnych pełna cena to 2360 zł + 60 EUR. Podawaj zawsze całą kwotę od początku.
Liczba uczniów „około” do ostatniej chwili. Cena zależy od liczby osób. Kiedy z 40 uczniów robi się 28, cena za osobę rośnie, a rodzice pytają dlaczego.
Dokumenty uczniów sprawdzone tydzień przed wyjazdem. Urząd ma do 30 dni na wydanie dowodu osobistego. O ważność dokumentów pytaj już na pierwszym zebraniu.
Brak planu na ucznia, który się źle poczuje. Ustal przed wyjazdem, kto zostaje z chorym uczniem, a kto jedzie dalej z grupą, i czy masz zgodę rodziców na podanie leków.
Imiona i nazwiska w odprawie inne niż w dokumencie. Przy wyjeździe samolotem literówka w nazwisku może kosztować zmianę biletu. Dane przepisuj z dowodu, nie z dziennika.
Lista kontrolna kierownika wycieczki
4–7 miesięcy przed
- Cel, klasa, liczba dni, wstępny budżet
- Wstępna akceptacja dyrektora
- Kierunek i zapytanie do biura
- Biuro sprawdzone: rejestr, gwarancja, co w cenie
- Rezerwacja z orientacyjną liczbą uczniów
2–4 miesiące przed
- Zebranie z rodzicami: program, pełna cena, terminy wpłat, rezygnacja
- Pisemne zgody rodziców i zgody na wizerunek
- Ankieta o zdrowiu, lekach i dietach
- Zaliczka i umowa z biurem
- Opiekunowie wyznaczeni przez dyrektora
- Za granicą: ważność dowodów i paszportów uczniów
Miesiąc przed
- Karta wycieczki z programem i lista uczniów zatwierdzone przez dyrektora
- Regulamin omówiony z uczniami
- Za granicą: zawiadomienie organu prowadzącego i kuratorium, polisa NNW i kosztów leczenia
- Samolotem: dane do odprawy zgodne z dokumentami
Tydzień przed
- Dopłata wpłacona
- Lista rzeczy, godzina i miejsce zbiórki wysłane rodzicom
- Podział ról między opiekunów, telefon do pilota
Po powrocie
- Rozliczenie wycieczki
- Relacja na stronę szkoły i podziękowanie dla rodziców
